Comunicação Escrita

Na era do fax, computador e internet são inúmeras as maneiras das pessoas se comunicarem de forma rápida e prática, para qualquer canto do mundo. Mas a principal dificuldade enfrentada não está em como utilizar a tecnologia, uma vez que o domínio da informática é praticamente total, e sim em se fazer entender claramente tanto na linguagem falada como na escrita. Não é só o veículo que usamos para nos comunicar que conta, mas tambem a forma, o conteúdo e a linguagem que utilizamos para isso.

Às vezes, conforme o veículo utilizado, o documento redigido e até as palavras e formas de tratamento usadas não são as mais indicadas para a situação. Seja um simples bilhete, um email, ou um documento oficial, o fato é que nem sempre a linguagem corresponde à formalidade ou informalidade do assunto, ou a estrutura de texto escolhida é a mais adequada.

Tal como falar, escrever é um recurso que precisa ser aprendido, e ambos, estão intimamente ligados, pois são atividades que trabalham com a palavra. O fato de alguém saber ortografia, ou seja, saber escrever as palavras com pequeno número de erros, não significa que esteja pronto para escrever qualquer texto.

O treinamento é essencial para o bom desempenho da escrita.

Todos os grandes escritores afirmam que a leitura é a base da arte de escrever. Ler é interpretar símbolos gráficos de maneira a compreende-los; a leitura, constitui uma das cinco atividades fisiológicas básicas (pensar, falar, ouvir, escrever e ler). Essas atividades linguísticas estão relacionadas entre si: o pensamento é expresso pela fala, recebido pela audição, gravado pela escrita e interpretado pela leitura. Mas apesar desta relação, escrever e falar exigem técnicas diferentes. Por mais perfeita que seja, a transcrição da fala para a escrita não consegue fazer com que esta atinja o colorido da fala.


Redigir

A maior dificuldade está em transformar as idéias em texto utilizando palavras corretas no momento certo. Muitas vezes, acreditamos que a palavra não expressa suficientemente o que ela quer dizer, e o texto acaba reunindo uma fileira de palavras com mesmo sentido ou que não se relacionam entre si. Isso acontece porque antes de iniciar a escrita não organizamos as idéias, escrevendo-as sem pensar no texto como um todo.

Organizando idéias

Para organizar as idéias, o ideal é esboçar um roteiro antes de iniciar a redação, como abaixo:

Escolha do assunto - O tratamento do assunto dependo do objetivo de você deseja alcançar. Não há assunto que não possa ser abordado de diversas maneiras e sobre o qual não se possa escrever uma série de prós e contras.
Lista de idéias - Escolhido a assunto, e determinado o objetivo, é necessário preparar uma lista de pensamentos, uma relação de todas as idéias a serem incluídas que tenham relação com o assunto: fatos, argumentos, citações, comparações, lembretes, opiniões, exemplos e números.
Plano - O primeiro passo é extrair da lista as idéias que parecem mais importantes, seguindo uma ordem cronológica ou de prioridade, e depois fixar-se naquelas que deseja aprofundar.
Esboço - A redação do esboço é muito importante para regiostrar, sem a obrigatoriedade do texto final, a fluência de idéias que podem se perder com a organização imediata. Com o esquema, é possível reorganizar as idéias, colocando-as na sequêcia lógica, gerando uma composição

Estrutura

Toda redação é composta por título, introdução, desenvolvimento e conclusão.

Na introdução , procura-se despertar no leitor o desejo de ler. Isso pode ser feito adiantando-se os principais pontos que seráo tratados nop texto. Lembre-se: tudo que for afirmado na introdução deverá ser desenvolvido, com argumentos concretos, no corpo de texto.

O desenvolvimento consiste em ordenar progressivamente os dados, opiniões, aspectos que o tema envolve, e fundamentá-los por meio de razões, exemplos e provas. Cada idéia deve ser desenvolvida em parágrafos diferentes.

A conclusão é a parte final da redação e deve encerrar, coerentemente, uma sintese clara da posição assumida. Ela deve se adequar à introdução e ser fecho para o desenvolvimento.


Para escrever bem

Saiba o que você quer dizer antes de começar, planeje;
Não use frases e parágrafos muito extensos;
Evite abreviações;
Procure não repetir a mesma palavra, troque-a por sinônimos.
Não use rimas e palavras de difícil entendimento;
Seja direto, claro e simples e não fuja do tema proposto;
Prefira palavras curtas e familiares;
Prefira verbos ativos, evite os passivos;
Use estilo conversacional, escreva do modo que você falaria;
Coloque pessoas nas suas sentenças, evite o impessoal.


Tipos de comunicação escrita

Carta pessoal - Essa carta, bilhete ou recado é trocada entre parentes e amigos. Sua característica mais importante é a informação: é necessário que o remetente consiga ser entendido. Local e data, saudação e assinatuar são elementos obrigatórios para garantia das identificações necessárias, todo o resto é livre.
Carta social- É aquela trocada entre pessoas amigas, mas sem grande intimidade, principalmente para apresentar felicitações ou pêsames, e fazer convites e comunicados. Trata-se de carta com objetivo claro e, ao menos teoricamente, assunto único. O remetente deve estar atento, portanto, para não ultrapassar esse objetivo, misturando assuntos.
Telegrama- É empregado para envio de mensagens curtas de maneira rápida.
Redação Técnica - Neste tipo de texto, o aspecto pessoal é secundário e prevalece a clareza, a lógica, a concisão, de fácil leitura e de precisão das idéias.

Fonte: http://www.attender.com.br

Guardando Documentos

Limpando gavetas: prazo para guardar documentos

Fim de semana chato, chovendo sem parar… Que tal colocar as gavetas em ordem, como eu sugeri no comentário do Supersábado? Mexer naquela que está abarrotada de papéis há anos. Não é só botar tudo fora. Tem que se proteger de cobranças indevidas, evitando o risco de ter o nome e o CPF em listas de devedores. O prazo mais comum é cinco anos, como determina o Código Civil. Só que há comprovantes que precisam ser guardados por mais ou menos tempo.

Por isso, segue abaixo um material do Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo que mostra por quanto tempo cada documento precisa ser guardado:

Guarde por 1 ano:
- seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc) 1 ano após o término da vigência
- extratos bancários

Guarde por 3 anos:
- os recibos de pagamentos de aluguel
- recibos de diárias de hotéis
- recibos de pagamento de restaurante

Guarde por 5 anos:
- tributos (IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros)
- contas de água, luz, telefone e gás
- recibos de assistência médica:
- recibos escolares:
- pagamento de cartões de créditos
- recibos de pagamentos a profissionais liberais
- pagamento de condomínios

Guarde por 20 anos:
- documentos para aposentadoria no INSS
Prazos diversos:
- Comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio)
- Notas fiscais até o término da garantia do produto.

Fonte: Blog Acerto de Contas - Por Giane Guerra - Clicrbs

7 dicas para evitar gestos que revelam nervosismo e ansiedade na entrevista de emprego

Preparo e controle emocional são fundamentais para alcançar êxito e transmitir tranquilidade ao entrevistador nesta fase do processo de seleção

Balançar as pernas, mexer os braços exageradamente, tamborilar os dedos, arregalar os olhos, passar as mãos nos cabelos, roer unhas são gestos que denunciam nervosismo e ansiedade e prejudicam sua performance em uma entrevista de emprego. Mais que isso, são sinais de insegurança e refletem, assim, sua condição emocional. Podem, por essa razão, eliminar o candidato em um processo seletivo.

“Ocorre, muitas vezes, de o candidato selecionado para vagas de emprego não ter tanto talento quanto o concorrente. O grande diferencial, nesse caso, é o quanto o entrevistador sente confiança ao conversar com ele”, explica o consultor organizacional Eduardo Shinyashiki.

“O esperado é que, mesmo diante da ansiedade, o candidato tenha autocontrole e equilíbrio. Caso isso não ocorra, será notado pela expressão corporal. Os gestos são reflexos do nosso estado emocional”, atesta Stefania Giannoni, consultora e headhunter especialista no desenvolvimento de pessoas.

Confira dicas dos consultores para evitar gestos inapropriados no cara a cara com o entrevistador:

1. Controle a respiração

A respiração profunda e suave massageia os órgãos e ativa o sistema circulatório dando a sensação de prazer e serenidade. Respiração curta e rápida, ao contrário, transmite medo, insegurança.

2. Ative uma imagem mental positiva

Este exercício é um recurso da neurociência que consiste em construir no cérebro a imagem de um fato que ainda está por acontecer. Dessa forma, antes da entrevista, o candidato já se imagina diante do selecionador e se submete às regras de etiqueta corporativa como se estivesse passando pela situação. É uma atividade de concentração, preparo. Diante do entrevistador a sensação será de déjà vú.

3. Antes de falar, ouça

Saiba o que o selecionador quer ouvir de você; responda ao que ele está perguntando. Na ânsia de falar o candidato pode transmitir conteúdos irrelevantes para o momento, afirmam consultores empresariais. O ideal é interagir com o entrevistador.

4. Seja empático

Quando assistimos a um filme em que o sofrimento da (s) personagem (ns) é constante emocionamo-nos. Isso ocorre porque a cena, mesmo fictícia, ativa em nosso cérebro as áreas responsáveis pela emoção. Cria-se uma empatia com as personalidades da tela. Na entrevista de emprego, do mesmo modo, perceba o movimento do entrevistador e acompanhe-o de forma parecida.

5. Olhe nos olhos do entrevistador

A sintonia com o olhar é fundamental; não desvie os olhos do entrevistador. Demonstre total atenção ao que ele diz. Faça-se presente.

6. Comunique-se adequadamente

A fala deve acompanhar o gestual e vice-versa. Fale de modo claro e ponderado. Tenha cautela: não queira passar o máximo de conteúdo em tempo inábil. Selecione as informações mais importantes. Transmita suas ideias de forma articulada.

7. Prepare-se para a entrevista

Simular uma entrevista de emprego com um parente ou amigo pode ser uma maneira eficaz de alcançar a excelência no contato com o selecionador. É importante conhecer ainda suas habilidades e competências e saber transmiti-las verbalmente.


Cuidado com a robotização

Preparo é fundamental, mas é preciso cautela para não deixar de ser você e encarnar um personagem, adverte a consultora Stefania Giannoni. Segundo ela, o candidato deve agir com naturalidade, ter postura firme e sentar-se adequadamente. “Alguns indícios como dilatação da pupila, suor e rubor das faces podem nos dar subsídios para saber se a pessoa está falando ou não a verdade. As pessoas não conseguem simular por muito tempo.”

Fonte: Rômulo Martins, www.empregos.com.br

Quem mexeu no meu queijo?

A professora de Relações Interpessoais indicou este livro para fazermos um seminário em Novembro. Me adiantei e acabo de ler o livro.

É simplesmente maravilhoso! Para a vida profissional, social e pessoal.
Tem dicas muito interessantes.

Tem horas que parecemos estagnados e sem saída. Mas sempre tem uma maneira de correr atrás do nosso “Queijo”. Só depende de nós!

Indico o livro, ele é pequeno. Tem somente trinta e cinco páginas e te prende do começo ao fim.

Boa semana!
Marcelle

Como ficar na mira de um caçador de talentos profissional

Um caça-talentos pode estar nos mais diversos locais. Nas empresas especializadas em Recursos Humanos (RH), nos departamentos das instituições e até em faculdades. No primeiro caso, ele é contratado para encontrar determinado profissional por um preço a ser combinado. No segundo, faz parte do quadro efetivo de uma organização preocupada em reter os seus talentos e contratar outros. Nas escolas de nível superior, é um verdadeiro olheiro, observa a capacidade de cada um e espera as empresas entrarem em contato para fazer suas indicações.

Nádia Menezes, por exemplo, encaixa-se no segundo grupo. Ela é gerente de pessoas da Brasal.

— Os contratados precisam dominar o assunto com o qual vão trabalhar, pois precisamos de talentos prontos — conta.

Recentemente, ela precisava de um especialista da área de Tecnologia da Informação e só encontrou o perfil em Santa Catarina.

— Fizemos a proposta e ele veio. Quando uma pessoa muda de cidade, muda também de vida. Então, as condições precisam ser as melhores possíveis — diz.

Há casos em que a encomenda faz parte de uma estratégia mercadológica. O headhunter é contratado para tirar determinado empregado da empresa concorrente. Nesses casos, o trunfo é motivar bastante o profissional em questão.

— Muitos até saem para ganhar menos. Tudo depende da projeção, dos benefícios que a outra empresa vai oferecer. É um conjunto — explica Marcelino Hermida, professor de gestão de pessoas e comportamento organizacional da Uneb.

Dentro da faculdade, Marcelino também consegue observar quais são os potenciais talentos. Foi assim que ele indicou uma aluna para uma empresa e agradou os interessados.

— Uma exportadora queria um profissional com experiência na área de câmbio, transporte e logística. Pesquisei alguns talentos na faculdade e selecionei os que se encaixariam no perfil. Encontrei uns seis alunos, mas a primeira que foi para a entrevista foi contratada — conta.

Isso tudo foi feito em um prazo muito rápido, fator essencial para agradar quem contrata um caça-talentos. A maioria pede urgência nas seleções, mas dão um tempo limite de seis meses para os cargos de alta complexidade.

Confira as características que fazem com que um caça-talentos pense em você na hora de procurar um candidato

1 :: Liderança
Durante a seleção, os candidatos são submetidos a situações de pressão para identificar quem tem capacidade de tomar decisões.

2 :: Inovação
Profissionais capazes de desenvolver soluções criativas ganham diferenciais competitivos e se destacam no mercado.

3 :: Comunicação interpessoal
As dinâmicas para avaliação de perfis tendem a valorizar o bom relacionamento com a equipe.

4 :: Didática
Ter uma formação sólida é importante e até determinante na análise de currículos, mas os conhecimentos devem ser aplicados de forma simples.

5 :: Domínio de línguas
Os cargos de grandes multinacionais e do alto escalão exigem que os profissionais falem pelo menos três idiomas. De preferência, português, inglês e espanhol, com leitura, escrita e fala em um bom nível.

6 :: Atualização
Conhecimentos gerais e conteúdo atual na ponta da língua também são avaliados. Quem se atualiza de forma dinâmica pode conversar ou responder a questionamentos sobre assuntos diversos.

Não se engane
Receber um convite para uma entrevista de uma grande empresa com propostas salariais melhores pode ser o sonho de muitos profissionais. Mas é preciso ficar atento às pessoas que se dizem recrutador. Há quem faça convites falsos em troca de dinheiro fácil. Por isso, antes de aceitar a proposta, pesquise a empresa que oferece a vaga; peça telefones, referências e informações.

Outro detalhe importante é que o verdadeiro caça-talentos não cobra nenhum valor pela seleção para o candidato. É a empresa quem paga por esse serviço. Ele também não exige dados pessoais, como CPF e RG. Isso só pode ser cobrado no momento da contratação.


Fonte: CORREIO BRAZILIENSE

Técnico em Secretário - IFRS - Porto Alegre

Curso Técnico de Secretariado

Ingresso
Curso semestral (turno da manhã ou turno da noite)

Duração
3 semestres

Perfil Profissional de Conclusão
O Técnico em Secretariado deverá ter facilidade de relacionamento com pessoas, iniciativa e espírito empreendedor e ser um profissional capaz de:

Atuar de forma participativa com o todo empresarial, colaborando no alcance dos objetivos da organização;
Planejar e administrar seu tempo e tarefas, buscando a qualidade no desenvolvimento do trabalho com sua chefia ou
departamento;
Atender e recepcionar pessoas, inclusive utilizando os idiomas espanhol e inglês;
Selecionar, direcionar e acompanhar o fluxo de correspondência e agilizar a informação;
Organizar arquivos;
Agilizar informações departamentais;
Preparar e assessorar viagens e reuniões empresariais;
Redigir textos e documentos administrativos;
Digitar, de forma qualitativa e funcional, textos e documentos administrativos, usando processadores de texto, agenda,
planilhas eletrônicas e banco de dados em microcomputadores;
Assessorar na organização de eventos de pequeno e médio portes na empresa;
Mediar conflitos nas relações interpessoais no ambiente de trabalho;
Agir de acordo com as normas e procedimentos enunciados no Código de Ética Profissional;
Aprender e atualizar-se constantemente de acordo com as exigências do mercado de trabalho, buscando o
aperfeiçoamento.

Áreas de atuação
Empresas privadas ou estatais, escolas, sindicatos, associações, comércio, bancos, escritórios de profissionais
liberais.


Coordenação do Curso
Profª Gleide Penha de Oliveira


E-mail da Coordenação
tec.secretariado@poa.ifrs.edu.br

Fonte: www.etcom.ufrgs.br

Será essa a explicação do profissional do Secretariado ser na maioria mulheres?

Estudo confirma que as mulheres são mais hábeis em fazer várias tarefas ao mesmo tempo

É quase unanimidade entre as mulheres o comentário de que os homens não conseguem realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Agora é a ciência que comprova essa impressão feminina.

Psicólogos da Universidade de Hertfordshire dedicaram-se a testar a premissa. Os pesquisadores reuniram 50 homens e 50 mulheres para dois grupos de observação. A cada grupo foi determinado o tempo de oito minutos para execução de três tarefas simultâneas.

As tarefas eram as seguintes: resolver questões simples de matemática + encontrar o endereço de um restaurante em um mapa e desenhar um esquema sobre como se encontraria uma chave em um espaço imaginário.

As mulheres se saíram melhor executando os três problemas ao mesmo tempo, enquanto os homens empacavam na última tarefa, a da chave, devido ao planejamento simultâneo. Os psicólogos justificaram esse resultado porque a mulher, enquanto fazia as outras duas questões propostas, já estava pensando em como solucionar a terceira.

Fonte: Telegraph